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ans le précédent dossier, nous abordions l'étape préliminaire aux projets Internet dignes de ce nom : l'étude de faisabilité. Cette semaine nous allons parler du cahier des charges et de l'acquisition des ressources ; deux phases qui lui font chronologiquement suite dans le processus de préparation. Le but de ce dossier n'est pas de vous pousser à réaliser un de ces documents lourds et indigestes que personne ne parviendrait à lire une fois son écriture achevée mais au contraire de vous donner une trame pour bâtir un outil de référence facile à manier et dont les qualités se retrouveront dans l'œuvre finale : le site web.
Le cahier des charges
Là où l'étude de faisabilité consistait en un document de réflexion réservé aux décideurs au sein de l'entreprise afin de valider les choix et les orientations vis à vis du site, le cahier des charges est le document de travail qui va permettre à ceux-ci de communiquer le contenu du projet aux personnes internes et externes à l'entreprise qui devront en comprendre toute la teneur et les implications en dehors de certains aspects hautement stratégiques et donc confidentiels : objectifs clairs, détail du fonctionnement, planning.
Ce document devra donc être accessible par toutes les personnes qui vont être impliquées dans le projet afin qu'elles en perçoivent la globalité et qu'elles apportent toutes les remarques bénéfiques au bon accomplissement du site. Le cahier des charges n'est pas un document figé et tout est encore possible ; cependant, le projet ne devrait pas être remis en cause dans ses grandes lignes si l'étude de faisabilité a été menée sérieusement.
Clair et accessible, ce sera le document de référence pendant l'élaboration du site. Grâce à lui, il sera possible pour les intervenants extérieurs de budgétiser leurs prestations. Il est alors important que lors de sa rédaction, ce document soit pensé pour être lu par des personnes étrangères à l'entreprise.
Il ne sera pas possible d'aboutir à un document répondant à toutes les questions posées ; et ce n'est pas non plus son but car il ne s'agit pas d'un Cahier de Clauses Techniques Particulières. Ce type de document très précis pourra être spécifiquement défini à la demande d'un prestataire concernant un aspect précis du projet sur lequel aucune idée à priori ne pouvait être apportée en raison d'un légitime manque d'informations techniques de la part des rédacteurs du cahier des charges. Exemple : le cahier des charges parle d'un système permettant de suivre les internautes à la trace sur le site ; un tel système pourra être décrit dans ses moindres détails stratégiques et techniques dans un document indépendant qui sera rédigé en partenariat ou bien à l'attention du prestataire mandaté pour mettre en œuvre ce procédé. Le cahier des charges va donc détailler la trame de création du site mais les particularités seront réglées par des documents annexes ultérieurs ou bien directement lors de la création du site.
L'usage du cahier des charges implique une méthode de conception itérative où des phases préalablement définies devront être validées par le propriétaire du site afin que l'étape suivante puisse être lancée. C'est rigide pour le prestataire et plus cher pour le maître d'ouvrage mais au final on sait où l'on va et on se retrouve avec un site qui correspond à ce que l'on avait défini sur le papier et qui théoriquement fonctionne.
Le découpage du cahier des charges devra permettre d'identifier clairement les intervenants et les responsabilités qui leur incombent : design, développement informatique, mise en page html, écriture du contenu, hébergement, référencement, promotion et publicité, dynamisation et maintenance du site.
Voici donc les points à renseigner :
- Description du site, de la stratégie et des objectifs,
- Fonctionnalités matérialisées par des rubriques et des services eux-mêmes organisés par une arborescence générale du site,
- Orientations de la charte graphique,
- Principes de navigation et d'ergonomie du site,
- Données à diffuser et flux d'information : bases de données, outils de mesure, etc.,
- Les principes de promotion (référencement, publicité, communication avec les médias, échanges de liens, etc.) et de quantification de l'audience générée,
- Le processus de mise à jour,
- L'environnement technique,
- Les résultats attendus,
- Le phasage et son planning,
Petite remarque sur l'acquisition des ressources
En parallèle de la création du cahier des charges, il est souhaitable de faire un point sur les ressources disponibles en interne sur lesquelles il est possible de compter et celles qui devront être récupérées à l'extérieur. Exemple : photographies de produits, traductions, postes informatiques, etc. Les pertes de temps lors de la création du projet proviennent dans la majorité des cas d'une mauvaise préparation de l'entreprise au niveau des ressources nécessaires à l'élaboration du site. Il manque toujours la photographie du dernier produit mis au catalogue, les traductions ne sont pas faites, les images transmises émanent d'un support dont la faible qualité empêche toute exploitation sérieuse, on se rend compte que personne ne peut assurer sérieusement la tâche de chef de projet en interne, etc. Ces mauvaises surprises ne doivent pas arriver en phase de réalisation mais peuvent être anticipées avant même que les devis des prestataires soient acceptés.
Jean-francois
FAURE
NDLR, pour
compléter cet article :
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